Ein Wechsel gelingt am sichersten, wenn Sie zuerst den bestehenden Vertrag und seine Beendigungsbedingungen prüfen, dann den tatsächlichen Reinigungsbedarf aufnehmen und erst danach den Start des neuen Anbieters verbindlich mit dem Ende des bisherigen Einsatzes abstimmen. Planen Sie eine dokumentierte Übergabe von Reinigungsplan, Zutritten, Schlüsseln und Ansprechpartnern; so lassen sich offene Aufgaben und sensible Bereiche gezielt berücksichtigen.
Wann ist ein Wechsel der Reinigungsfirma sinnvoll?
Ein Anbieterwechsel kann sinnvoll werden, wenn vereinbarte Aufgaben wiederholt fehlen, Reinigungsintervalle nicht mehr zum Objekt passen oder sich Nutzung und Flächen verändert haben. Auch unklare Zuständigkeiten, schwer nachvollziehbare Leistungsnachweise oder Änderungen im Betrieb können Anlass sein, den Auftrag neu zu ordnen. Prüfen Sie zunächst, ob das Problem im Leistungsumfang, in der Umsetzung oder in der Abstimmung liegt. Eine konkrete Dokumentation hilft, einzelne Mängel von grundsätzlichen Anforderungen zu unterscheiden.
Bevor Sie einen neuen Anbieter beauftragen, prüfen Sie den laufenden Vertrag: insbesondere vereinbarte Laufzeit, Kündigungsweg, Fristen, Verlängerungen, Leistungsumfang und Regelungen zum Vertragsende. Übertragen Sie keine Kündigungsfrist aus einem anderen Vertrag. Wenn die Klausel unklar ist oder eine fristlose Beendigung erwogen wird, lassen Sie den Einzelfall rechtlich prüfen.
Damit zwischen den Diensten keine Lücke entsteht, sollte der geplante Beginn des neuen Anbieters mit dem bestätigten Ende des bisherigen Auftrags abgestimmt sein. Ob eine kurze Überschneidung möglich oder zweckmäßig ist, hängt von Verträgen, Zugangsregeln und Sicherheitsvorgaben ab. Vereinbaren Sie eine solche Phase nur schriftlich und klären Sie, wer in dieser Zeit welche Flächen betreten darf.
Wie bereitet man die Bestandsaufnahme und Objektbegehung vor?
Erstellen Sie vor der Begehung eine aktuelle Liste der Räume und Flächen. Vermerken Sie je Bereich die Nutzung, Bodenart, regelmäßig anfallenden Aufgaben, gewünschte Häufigkeit und zulässige Reinigungszeiten. Ein Büro kann zum Beispiel tägliche Abfallentsorgung, aber nur eine wöchentliche Reinigung frei geräumter Arbeitsflächen benötigen. Im Sanitärbereich sollten die einzelnen Objekte und die Zuständigkeit für Verbrauchsmaterial getrennt beschrieben werden. Legen Sie keine Intervalle pauschal fest, sondern orientieren Sie sich an Nutzung, Publikumsverkehr und betrieblichem Bedarf.
Gehen Sie mit der künftigen Reinigungsfirma durch das Objekt und markieren Sie ausgeschlossene, nur nach Anmeldung zugängliche oder besonders sensible Bereiche. Besprechen Sie Materialbesonderheiten, Betriebszeiten, Veranstaltungen, Zutrittswege, Alarmierung und vorhandene Reinigungs- oder Lagerräume. Notieren Sie auch, welche Aufgaben bislang nicht oder nur auf gesonderte Anfrage erledigt wurden. So kann das neue Angebot denselben Umfang abbilden, den Sie tatsächlich benötigen.
Nutzen Sie die Begehung für eine gemeinsame Ausgangsdokumentation. Halten Sie auffällige Verschmutzungen, bereits vorhandene Schäden und schwer erreichbare Stellen sachlich fest, damit sie nicht später mit der regulären Leistung verwechselt werden. Fotos können hilfreich sein, wenn sie im Objekt erlaubt sind. Vermeiden Sie dabei personenbezogene oder vertrauliche Inhalte, sofern deren Aufnahme nicht ausdrücklich freigegeben und erforderlich ist.
Welche Unterlagen, Schlüssel und Reinigungspläne sind zu übergeben?
Übergeben Sie nur Unterlagen, die der neue Anbieter für den Auftrag benötigt und deren Weitergabe zulässig ist. Dazu gehören je nach Objekt ein aktueller Raum- und Flächenplan, das vereinbarte Leistungsverzeichnis, der Reinigungsplan, Einsatzzeiten, Zutrittsanweisungen, Sicherheits- und Verhaltensregeln sowie eine Liste der zuständigen Kontaktpersonen. Kennzeichnen Sie eindeutig, welche Angaben verbindlich sind und welche lediglich Orientierung bieten.
Sensible Informationen gehören nicht ungeschützt in eine allgemeine E-Mail oder in einen offen zugänglichen Reinigungsplan. Verabreden Sie einen passenden Weg für Alarmcodes, Zugangsdaten und Hinweise zu Sicherheitsbereichen. Stimmen Sie intern ab, wer diese Informationen erhalten darf und wie Änderungen mitgeteilt werden. Bei vertraulichen Räumen sollte der Plan ausdrücklich benennen, ob sie gar nicht, nur in Begleitung oder ausschließlich nach Freigabe betreten werden dürfen.
Für Schlüssel und Zutrittskarten empfiehlt sich eine nachvollziehbare Übergabe mit Datum, Kennung, empfangender Person und Rückgabe. Dokumentieren Sie außerdem den Verlust- und Störungsweg, erlaubte Zutrittszeiten, An- und Abmeldung sowie gegebenenfalls das Abschließen oder Scharfschalten der Alarmanlage. Klären Sie mit dem bisherigen Anbieter, wann alle Schlüssel und Karten zurückzugeben sind, und mit dem neuen Anbieter, wer sie entgegennimmt. Prüfen Sie, ob bestehende Zugangsdaten deaktiviert oder angepasst werden müssen.
| Übergabephase | Aufgaben und Checkliste | Verantwortlich / Nachweis |
|---|---|---|
| Vor dem Wechsel | Altvertrag, Laufzeit und Beendigungsbedingungen prüfen; Starttermin und Leistungsumfang des neuen Anbieters schriftlich abstimmen | Auftraggeber; Vertragsunterlagen und bestätigte Termine |
| Bestandsaufnahme | Räume, Flächen, Materialien, Aufgaben, Intervalle, Sonderleistungen und ausgeschlossene Bereiche dokumentieren | Auftraggeber und neuer Anbieter; freigegebene Objekt- und Aufgabenliste |
| Zutritt vorbereiten | Berechtigte Personen, Schlüssel- und Kartenkennungen, Zutrittszeiten, Alarmablauf und Meldeweg klären | Auftraggeber; Übergabeprotokoll ohne offen versandte Codes |
| Übergabetermin | Reinigungsplan, Objektkontakte, Sicherheitsregeln und sensible Bereiche durchgehen; offene Punkte und Vorschäden aufnehmen | Benannte Ansprechpartner; gemeinsame Checkliste |
| Start des neuen Dienstes | Vereinbarte Aufgaben und Flächen kontrollieren; Abweichungen mit Raum, Aufgabe und Datum dokumentieren | Auftraggeber und neuer Anbieter; Kontroll- oder Abweichungsprotokoll |
| Abschluss des Altauftrags | Schlüssel, Karten und Unterlagen zurücknehmen; Zugänge prüfen und nicht mehr benötigte Berechtigungen beenden | Auftraggeber; Rückgabe- und Deaktivierungsnachweis |
Diese Zeitleiste ist eine organisatorische Empfehlung, kein verbindlicher Ablaufplan. Passen Sie Reihenfolge und Übergabetermin an die Vertragsbedingungen, Sicherheitsanforderungen und Öffnungszeiten Ihres Objekts an. Legen Sie keine Reaktionszeiten fest, die nicht ausdrücklich mit dem neuen Anbieter vereinbart wurden.
Wie lassen sich Übergabe, Probephase und Qualitätskontrolle organisieren?
Benennen Sie auf beiden Seiten eine Ansprechperson für die Übergabe und den laufenden Betrieb. Halten Sie fest, wie Änderungen am Reinigungsplan freigegeben werden und wer Zusatzarbeiten beauftragen darf. Das verhindert, dass einzelne Beschäftigte Aufgaben oder Häufigkeiten informell verändern, ohne dass Angebot, Abrechnung und Dokumentation angepasst werden.
Wenn Sie eine Probe- oder Startphase vereinbaren möchten, beschreiben Sie schriftlich, was sie bedeutet. Legen Sie fest, welche Leistungen in dieser Phase geprüft werden, wer das Ergebnis dokumentiert und wie offene Abweichungen besprochen werden. Eine „Probephase“ ändert nicht automatisch Laufzeit oder Kündigungsbedingungen; prüfen und vereinbaren Sie diese Folgen ausdrücklich.
Kontrollieren Sie die vereinbarten Tätigkeiten an konkreten Kriterien. Für einen Boden kann das heißen: keine sichtbaren losen Verschmutzungen auf der vereinbarten Fläche und keine zurückgebliebenen Wischspuren. Für frei geräumte Oberflächen kann vereinbart werden, dass sie ohne sichtbare Staub- oder Wischrückstände sind. Prüfen Sie nur die Aufgaben, die zum jeweiligen Intervall gehören. Halten Sie Raum, Aufgabe, Datum und Ergebnis fest und unterscheiden Sie zwischen einer nicht zugänglichen Fläche, einer ausgelassenen Tätigkeit und einer beanstandeten Ausführung.
Vereinbaren Sie außerdem, wie eine Reklamation eingeht, wer sie prüft und wie die Bearbeitung zurückgemeldet wird. Beschreiben Sie den Meldeweg und den gewünschten Dokumentationsumfang. Eine feste Reaktions- oder Nacharbeitszeit sollte nur genannt werden, wenn sie für das konkrete Objekt vereinbart wurde.
Wie wählt man einen neuen Anbieter in Dortmund aus?
Geben Sie allen angefragten Unternehmen dieselbe Flächenliste und Leistungsbeschreibung. So lassen sich Angebote auf einer gemeinsamen Grundlage vergleichen. Prüfen Sie, ob jedes Angebot die gewünschten Räume, Aufgaben, Frequenzen und Zeitfenster abdeckt, welche Sonderleistungen separat kalkuliert werden und welche Voraussetzungen für den Zutritt gelten. Fragen Sie bei pauschalen Formulierungen nach, statt unterschiedliche Leistungsumfänge anhand eines Gesamtpreises zu vergleichen.
Klären Sie im Gespräch, wer den Auftrag betreut, wie Vertretung organisiert wird, welche Informationen für die Übergabe benötigt werden und wie die vereinbarte Qualität dokumentiert werden kann. Lassen Sie sich keine nicht überprüfbaren Zusagen als Ersatz für einen klaren Leistungsumfang geben. Informationen zum Leistungsbereich finden Sie auf der Seite zur Gebäudereinigung bei Ruhr-Rein.
Unverbindliche Objektbesichtigung in Dortmund vereinbaren.
Häufige Fragen
Wann sollte ich den bisherigen Reinigungsdienst informieren?
Prüfen Sie zuerst den bestehenden Vertrag und stimmen Sie eine Mitteilung mit den darin festgelegten Bedingungen ab. Bei Unklarheiten zur Frist oder Form sollte qualifizierte Rechtsberatung den konkreten Vertrag prüfen.
Welche Informationen benötigt eine neue Reinigungsfirma?
Für die Planung braucht sie den vereinbarten Leistungsumfang, Raum- und Flächenangaben, Intervalle, mögliche Einsatzzeiten, Zutrittsregeln, Ansprechpartner und Hinweise zu sensiblen Bereichen. Zugangscodes sollten separat und nur an Berechtigte übermittelt werden.
Wie vermeide ich eine Unterbrechung der Reinigung?
Stimmen Sie das bestätigte Vertragsende und den schriftlich vereinbarten Starttermin aufeinander ab. Klären Sie rechtzeitig Schlüssel, Zutritt, Ansprechpartner und den Umgang mit Wochenenden, Feiertagen oder Betriebsruhe.
Sollte die Übergabe gemeinsam dokumentiert werden?
Ja, eine gemeinsame Checkliste macht übergebene Unterlagen, Schlüssel, offene Punkte und den Zustand auffälliger Bereiche nachvollziehbar. Halten Sie Abweichungen mit Datum und konkretem Raum oder Arbeitsschritt fest.
