Die Auswahl einer Reinigungsfirma scheint auf den ersten Blick unkompliziert. In der Praxis machen jedoch viele Unternehmen in Dortmund ähnliche Fehler, die zu Unzufriedenheit, Mehrkosten und organisatorischen Problemen führen. Wer diese typischen Stolpersteine kennt, kann sie von vornherein vermeiden.
Fehler 1: Ausschließlich auf den Preis achten
Der häufigste und folgenschwerste Fehler ist die Entscheidung ausschließlich nach dem günstigsten Angebot. Extrem niedrige Preise sind oft ein Warnsignal. Sie können auf verschiedene Probleme hinweisen: ungeschultes Personal ohne Fachkenntnis, minderwertige Reinigungsmittel, die Oberflächen beschädigen können, Missachtung von Arbeitsschutz und Mindestlohn oder mangelnde Versicherungen bei Schäden.
Was zunächst als Ersparnis erscheint, führt häufig zu schlechter Reinigungsqualität, häufigem Personalwechsel und im schlimmsten Fall zu rechtlichen Problemen, wenn gegen das Mindestlohngesetz oder Schwarzarbeit verstoßen wird. Ein fairer Preis berücksichtigt alle Kosten für qualifizierte Arbeit und garantiert nachhaltige Qualität – ob bei Büroreinigung, Unterhaltsreinigung oder Grundreinigung.
Fehler 2: Unklare Leistungsbeschreibungen akzeptieren
Viele Verträge enthalten vage Formulierungen wie “übliche Unterhaltsreinigung” oder “nach Bedarf”. Solche unpräzisen Vereinbarungen führen regelmäßig zu Konflikten. Was für Sie selbstverständlich erscheint, ist möglicherweise nicht im Leistungsumfang enthalten.
Bestehen Sie auf detaillierte Leistungsbeschreibungen, die genau auflisten, welche Tätigkeiten in welcher Frequenz durchgeführt werden. Auch Ausschlüsse sollten klar benannt sein. Eine präzise Leistungsbeschreibung schafft Klarheit für beide Seiten und vermeidet spätere Enttäuschungen – egal ob es um Fensterreinigung, Baureinigung oder andere Leistungen geht.
Fehler 3: Fehlende Referenzprüfung
Viele Unternehmen verzichten darauf, angegebene Referenzen tatsächlich zu kontaktieren. Dabei liefern Gespräche mit Bestandskunden die wertvollsten Informationen über Zuverlässigkeit, Qualität und Problemlösungsfähigkeit eines Anbieters.
Rufen Sie mindestens zwei bis drei Referenzkunden an. Fragen Sie konkret nach Erfahrungen mit der Reinigungsqualität, Zuverlässigkeit bei Terminen, Umgang mit Reklamationen und Preis-Leistungs-Verhältnis. Besonders aufschlussreich sind langjährige Kundenbeziehungen, beispielsweise bei anspruchsvoller Praxis & Krankenhausreinigung oder Fitnesshallen und Hotelreinigung.
Fehler 4: Keine Probezeit vereinbaren
Langfristige Verträge ohne Probezeit sind riskant. Die tatsächliche Leistung zeigt sich erst im Alltag. Vereinbaren Sie eine Probezeit von drei bis sechs Monaten mit kurzer Kündigungsfrist. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, die Zusammenarbeit risikofrei zu testen.
Auch überlange Vertragslaufzeiten sollten Sie vermeiden. Zwölf Monate mit anschließender Verlängerung und dreimonatiger Kündigungsfrist sind angemessen. Sie bieten Planungssicherheit, lassen aber Flexibilität für Veränderungen.
Fehler 5: Fehlende Kommunikation von Erwartungen
Viele Probleme entstehen durch unausgesprochene Erwartungen. Kommunizieren Sie von Anfang an klar, was Ihnen besonders wichtig ist. Gibt es sensible Bereiche? Bestimmte Qualitätsstandards? Besondere Zeitfenster, die eingehalten werden müssen?
Vereinbaren Sie auch regelmäßige Feedbackgespräche. Einmal im Quartal sollte ein strukturiertes Gespräch über Qualität, Probleme und Verbesserungspotenziale stattfinden. Offene Kommunikation ist die Basis jeder erfolgreichen Zusammenarbeit – ob bei der Gebäudereinigung allgemein oder bei spezialisierten Dienstleistungen.
Fehler 6: Versicherungsschutz nicht prüfen
Bei Reinigungsarbeiten können Schäden entstehen: zerbrochene Gegenstände, beschädigte Böden oder Wasserschäden. Prüfen Sie unbedingt, ob der Anbieter über ausreichenden Versicherungsschutz verfügt. Eine Betriebshaftpflichtversicherung sollte Mindeststandard sein.
Lassen Sie sich eine Kopie der Versicherungspolice zeigen und prüfen Sie die Deckungssummen. Bei hochwertigen Einrichtungen oder sensiblen Bereichen kann eine höhere Deckung sinnvoll sein.
Fehler 7: Mangelnde Kontrolle in der Anfangsphase
Nach Vertragsabschluss sollten Sie die Reinigungsqualität in den ersten Wochen engmaschig kontrollieren. Viele Unternehmen verlassen sich darauf, dass schon alles funktionieren wird, und bemerken Probleme erst spät.
Führen Sie in der Anfangsphase wöchentliche Kontrollen durch. Dokumentieren Sie Mängel und sprechen Sie diese zeitnah an. So können Missverständnisse frühzeitig geklärt und Standards etabliert werden.
Fehler 8: Keine schriftlichen Vereinbarungen
Mündliche Zusagen sind schwer nachweisbar. Halten Sie alle wesentlichen Punkte schriftlich fest. Dies gilt auch für nachträgliche Änderungen oder Sonderwünsche. Schriftlichkeit schützt beide Seiten und vermeidet Missverständnisse.
Wer diese häufigen Fehler vermeidet, legt den Grundstein für eine erfolgreiche, langfristige Zusammenarbeit mit einem Reinigungsdienstleister in Dortmund. Informieren Sie sich auch umfassend über die verschiedenen Dienstleistungen wie Gebäudereinigung, Unterhaltsreinigung und Grundreinigung, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.